Ben jij een gedreven professional in managementassistentie en word je enthousiast van werken op hoog niveau? Heb je een proactieve, ontzorgende en zelfstandige houding? Ben je accuraat, stressbestendig en beschik je over een goede dosis empathie? Dan is deze functie jou op het lijf geschreven!
De collega’s van het team Management Support zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van onze Algemeen en Zakelijk Directeur, de Directiesecretaris, onze MT-leden, leidinggevenden en de Raad van Toezicht. Het team bestaat momenteel uit vijf collega’s en een teamlead. Het team Management Support valt net als het team Juridische Zaken onder ons Stafbureau.
Wat ga je doen?
Als Directie Management Assistent verleen je allereerst ondersteuning aan de Zakelijk Directeur, Rob Groot. Je bent voor hem een spin in het web en met jouw autonome werkhouding zorg je ervoor dat hij zijn in- en externe taken kan uitvoeren. Daarnaast werk je nauw samen met de Directieassistent van de Algemeen Directeur, zijn jullie elkaars back-up en vorm je gezamenlijk een ‘twee-eenheid’ voor alle zaken m.b.t. de directie.
Het takenpakket is zeer divers en bestaat uit secretariële, administratieve en organiserende werkzaamheden:
- Het proactief bijhouden van de agenda en mailbox van de Zakelijk Directeur;
- Het in het oog houden van de lange en kortetermijnplanning in de agenda, daarnaar handelen en afstemmen met de Zakelijk Directeur;
- Inkomende en uitgaande correspondentie verwerken;
- Het opstellen van brieven en het voeren van eindredactie op correspondentie;
- Het coördineren van en het voeren van redactie op inhoudelijke stukken, onder andere voor de Raad van Toezicht;
- Het toezien op de huisstijl;
- De verwerking van gegevens in verschillende digitale systemen, met name CRM;
- Het ontvangen van bezoekers voor de Directie;
- Het regelen van interne en externe bijeenkomsten;
- Telefonische afhandeling van vragen en verzoeken;
- Het boeken van reizen en verblijven;
- Het voorbereiden van vergaderingen;
- Ondersteuning bieden bij het verrichten van betalingen (o.a. aanmaken bestelbonnen en het regelen van creditcardafschriften);
- Agendabeheer en secretariële ondersteuning van het afdelingshoofd van team Development, waaronder het boeken van reizen (sporadisch) en het verwerken van declaraties.
Wie ben jij?
Een Management Assistent die autonoom, gestructureerd en detailgericht te werk gaat met uitstekende plannings- en prioriteringsvaardigheden, evenals (schriftelijke en mondelinge) communicatieve vaardigheden. Je kunt werken in een omgeving waar het tempo hoog ligt en bent niet bang om snel te kunnen schakelen bij ad hoc verzoeken.
- Je hebt ruime ervaring in het vakgebied van managementassistentie, met voorkeur assistentie voor een directielid of leidende rol binnen een organisatie;
- Je hebt minimaal een mbo-diploma op het gebied van (office)management (bijvoorbeeld Managementassistent, Secretarieel Medewerker en/of een vergelijkbaar);
- Je bent organisatorisch sterk, je kunt tegen hectiek en bewaart het overzicht;
- Je bent sterk in complex agendabeheer, prioriterend in ad hoc verzoeken en bekwaam in timemanagement;
- Je bent een ontzorger pur sang en kunt goed anticiperen op toekomstige vraagstukken en hebt een sterk empathisch inschattingsvermogen;
- Je beheert beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed;
- Je bent representatief en klantgericht;
- Je hebt oog voor verschillende belangen en bent organisatiesensitief;
- Je hebt ervaring met MS Office;
- Je bent thuis in digitaal werken en hybride vergaderen;
- Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en integer handelen is voor jou
vanzelfsprekend.
Waar kom je terecht?
In hartje Amsterdam kom je in een sociale en uitdagende werksfeer terecht waar je alle kansen kunt aangrijpen om het beste uit jezelf en je team te halen. Hier maak je stappen in jouw carrière en draag je bij aan een cultureel merk.
De Museum CAO is van toepassing. Deze rol valt in schaal 8. Het fulltime salaris (36 uur) ligt tussen € 2.963,- en € 3.763,- bruto per maand op basis van opleiding en ervaring. Je krijgt bij ons onder andere: een laptop, telefoon, reiskostenvergoeding, 8% vakantiegeld, 3,4% eindejaarsuitkering, een museumkaart, een goede pensioenregeling en een gezondheidsregeling (€ 150,- per jaar). Daarnaast is er de mogelijkheid hybride te werken.
Stap je in?
Heb je deze vacature met enthousiasme gelezen en sluit je je graag aan bij ons team? Stap ook in! Wij ontvangen je motivatiebrief met cv (als pdf-bestand) graag vóór 17 mei 2024.